Device aziendali: perché un contratto di protezione conviene più dell’autogestione
Al giorno d’oggi i dispositivi digitali non supportano solamente la vita del singolo, ma sono centrali anche nella vita aziendale. Laptop, smartphone e tablet – che compongono la cosiddetta “flotta mobile” – sono strumenti cruciali per garantire la continuità operativa e la sicurezza informatica. Per questo il loro intero ciclo di vita deve essere tutelato e garantito con sistemi di gestione efficaci, dall’onboarding allo smaltimento.
Ma è più conveniente gestire internamente la propria flotta mobile, o è consigliato affidarsi a un contratto di protezione esterno? CoverMag ti aiuta a risolvere il dubbio con questa semplice guida!
I costi nascosti dell'autogestione della flotta mobile
Quando si parla dei costi della flotta mobile di un’azienda, il primo aspetto da affrontare è la distinzione tra costi visibili e nascosti.
I primi fanno riferimento alle spese pianificate, e includono i seguenti aspetti:
- acquisto dei dispositivi mobili;
- implementazione del traffico dati;
- eventuali assicurazioni;
- configurazione iniziale e implementazione di sistemi di sicurezza.
Tutto ciò che è imprevisto rientra invece tra le spese nascoste, spesso trascurate dall’iniziale pianificazione, ma necessarie per garantire la continuità operativa dell’azienda. Alcune stime hanno evidenziato che circa il 60-70% del costo totale per un dispositivo mobile (il TCO, Total Cost of Ownership) riguarda aspetti successivi all’acquisto e alla configurazione.
- Aggiornamenti dei software;
- manutenzione ordinaria e straordinaria dei dispositivi;
- riparazioni, sostituzioni e assistenza tecnica;
- onboarding e formazione del personale;
- sviluppo e adozione di una piattaforma di asset inventory;
- sviluppo e adozione di una piattaforma di gestione ticket;
- adozione di software dedicati (MDM, Mobile Device Management);
- tempo dedicato alla gestione dei dispositivi;
- gestione dei problemi di sicurezza e perdita dati;
- eventuali downtime e rallentamenti nella produttività;
- perdita di valore alla fine del ciclo di vita dei dispositivi;
- mancata consapevolezza del valore residuo (possibilità di rivendita dei dispositivi).
Tenere conto di tutti questi aspetti e gestirli internamente comporta un effort significativo da parte dell’azienda, sia in termini economici che di tempo e risorse umane. Questo contribuisce a mettere in discussione la convinzione, molto diffusa, che internalizzare il device management sia più economico rispetto ai contratti di protezione esterni. Ma è davvero così?
Confronto coperture: autogestione vs contratto di protezione
Per scegliere la migliore copertura per i propri device aziendali è fondamentale capire la differenza tra autogestione e contratto di protezione.
Gestione autonoma
Nella gestione autonoma ogni aspetto del ciclo di vita dei device viene affrontato dal reparto IT dell’azienda: provisioning, configurazione, aggiornamento dei software, sicurezza, gestione delle policy, supporto all’utente, manutenzione, dismissione e sostituzione dei device.
Questa internalizzazione dei processi offre all’azienda svariati vantaggi.
- Maggiore possibilità di personalizzare la gestione dei dispositivi;
- controllo diretto sulle tutte le operazioni, compresa la gestione dei dati aziendali e delle politiche di conformità;
- assenza di vincoli contrattuali con fornitori esterni;
- allineamento facilitato con i processi e i sistemi MDM interni;
- maggiore rapidità decisionale.
Di contro, tuttavia, affidare questi aspetti esclusivamente alle risorse interne comporta anche alcuni svantaggi.
- Elevato carico operativo per il reparto IT, che si trova a gestire un flusso di lavoro complesso;
- frammentazione dell’operatività tra i vari reparti;
- maggiore imprevedibilità dei costi;
- tempi di gestione più lunghi in caso di criticità;
- possibili downtime causati da guasti, riparazioni e sostituzioni;
- assenza di garanzie sulle tempistiche di intervento e risoluzione;
- difficile scalabilità in caso di crescita del numero dei device.
Contratto di protezione
Affidarsi a un contratto di protezione esterno significa invece delegare la gran parte del device management a un fornitore esterno, specializzato in servizi di assistenza, riparazione, monitoraggio, sicurezza e sostituzione di device non funzionanti.
I contratti di protezione garantiscono alle aziende tempi di intervento e modalità di gestione standardizzati e prevedibili, con svariati vantaggi.
- Presenza di un canone fisso, con costi prevedibili nel tempo;
- definizione chiara e trasparente di livelli di servizio (SLA, Service Level Agreement), che stabiliscono le tempistiche di intervento e di risoluzione;
- limitazione degli eventuali tempi di inattività in caso di criticità;
- alleggerimento del carico di lavoro sul reparto IT, che può concentrarsi sulle attività a valore e core per l’azienda;
- maggiore scalabilità del servizio, in caso di crescita della flotta aziendale.
Anche in questo caso però è importante considerare alcuni svantaggi, tra cui:
- minore controllo e personalizzazione nella gestione dei device;
- presenza di vincoli contrattuali che regolano il rapporto tra azienda e fornitore;
- dipendenza dal fornitore per garantire la continuità operativa dei flussi aziendali.
Se vuoi alleggerire il carico operativo della tua azienda, Covercare ti offre un servizio di gestione della flotta completo e su misura, che va dall’onboarding alla configurazione, dalla gestione della cybersecurity e della logistica agli interventi di manutenzione, riparazione e sostituzione.
SLA e tempi di intervento: cosa garantire ai tuoi utenti interni
Che la gestione della flotta mobile sia interna o affidata a un fornitore esterno, l’operatività dei servizi è solitamente regolata da uno SLA (Service Level Agreement). Si tratta di un accordo che stabilisce i livelli minimi di servizio garantiti in termini di supporto, tempistiche di intervento e risoluzione dei problemi.
Nelle aziende, lo SLA viene solitamente stipulato tra un cliente e un fornitore esterno, ma può anche essere adottato tra reparti diversi, per definire in modo più chiaro le modalità di intervento del reparto IT a supporto degli utenti.
In merito alla gestione della flotta mobile aziendale, lo SLA definisce tipicamente una serie di aspetti standardizzati.
- Le parti coinvolte nell’accordo, i loro ruoli e le rispettive responsabilità;
- i servizi inclusi nel contratto, come l’assistenza tecnica, la configurazione, la riparazione o sostituzione dei device guasti o malfunzionanti, la gestione degli accessi o dei problemi di sicurezza, l’onboarding dei nuovi dispositivi e la manutenzione;
- i livelli di priorità dei vari interventi;
- i tempi di risposta e presa in carico delle richieste, nonché quelli di risoluzione o sostituzione dei dispositivi;
- eventuali penali in caso di mancato rispetto degli accordi.
In questo senso lo SLA rappresenta un elemento importante per tutelare l’azienda e definire le responsabilità del fornitore, definendo gli standard per un servizio trasparente, misurabile e prevedibile.
Come valutare il TCO reale della tua flotta
Il costo totale che un’azienda sostiene per il possesso dei suoi dispositivi (TCO, Total Cost of Ownership) non è sempre facile da calcolare, poiché dipende da svariati fattori. Si tratta tuttavia di un indicatore importante, perché fornisce agli addetti informazioni realistiche sui costi e insight utili per formulare strategie efficaci e sostenibili nel tempo.
Rispetto a molte altre metriche, non esiste una formula unica per questo calcolo, ma in linea di massima si stima sommando i costi diretti e i costi indiretti relativi a ogni singolo dispositivo (o dipendente), nell’arco di un anno.
I costi diretti includono l’acquisto del dispositivo, delle SIM e del traffico dati, le licenze per i software, nonché l’impiego delle risorse IT per configurazione, manutenzione e aggiornamento.
Tra i costi indiretti ci sono invece riparazioni, sostituzioni e smaltimenti, il tempo dedicato all’assistenza e al supporto tecnico, nonché tutti i costi causati dai downtime operativi.
Tutto questo può essere valutato tramite l’analisi di passati dati di spesa e la formulazione di stime future, con l’obiettivo di affinare le strategie e ottimizzare i costi.
Checklist per scegliere il piano di protezione giusto
Qualora l’insieme di queste spese fosse troppo elevato, l’azienda può valutare la possibilità di affidarsi a un fornitore esterno di servizi di protezione dei device, spesso più conveniente sia dal punto di vista dei costi che delle responsabilità.
Uno dei principali vantaggi di un piano di protezione sta nella maggiore prevedibilità di processi e spese: tutto viene gestito esternamente da un unico fornitore, che lavora sulla base di un canone fisso mensile o annuale.
La scelta del fornitore più adatto dipende dalle specifiche esigenze e preferenze dell’azienda, ma in genere la checklist degli standard da rispettare comprende aspetti piuttosto standardizzati.
- Integrazione con sistemi di gestione (MDM) già presenti e compatibilità con i dispositivi aziendali.
- Conformità normativa e rispetto delle policy di sicurezza e gestione dei dati (GDPR);
- Sicurezza avanzata dei device: protezione dei dati, crittografia, autenticazione a due fattori, gestione delle password, cancellazione remota.
- Gestione centralizzata dei dispositivi e delle applicazioni (installazioni e aggiornamenti, accessi e blocchi da remoto).
- Assistenza continuativa, con tempi di risposta e risoluzione ben definiti.
- Riparazione e sostituzione dei dispositivi, con garanzia di continuità operativa.
- Servizi di monitoraggio e reportistica su utilizzo, prestazioni e sicurezza.
- Scalabilità del servizio in base alla crescita dell’azienda e della flotta mobile.
- Trasparenza dei costi e assenza di spese impreviste.
Nel rispetto di questi standard, Covercare offre un servizio di protezione completo dei tuoi dispositivi, semplificando i processi aziendali e garantendo la gestione per tutto il ciclo di vita dei device.
Domande frequenti
Quali sono le voci di costo che le aziende sottovalutano di più?
Sebbene le aziende siano spesso consapevoli dei costi diretti e operativi legati alla gestione della flotta mobile (acquisto dei dispositivi, implementazione di traffico dati e applicazioni), per loro risulta complesso includere nella pianificazione anche i costi indiretti e imprevisti (monitoraggio, aggiornamento e assistenza, interventi di riparazione e sostituzione). Tra questi rientrano anche il tempo e le risorse impiegati, la formazione del personale, la manutenzione e gli eventuali downtime operativi.
Cosa include tipicamente un contratto di protezione device aziendale?
Un contratto di protezione device include un insieme di servizi cruciali per la continuità operativa dell’azienda in vari aspetti. Integrabile con i sistemi di gestione già presenti in azienda, permette di amministrare in modo centralizzato applicazioni, configurazioni e aggiornamenti, garantisce la protezione dei dati, il controllo sicuro degli accessi e la conformità normativa, nonché tempi di intervento e risoluzione rapidi, servizi di monitoraggio e reporting, a fronte di una spesa prevedibile.
Come si integra il contratto con un sistema MDM già attivo?
Il contratto di protezione esterno e il sistema MDM interno non entrano in conflitto, ma anzi, si integrano in modo complementare. Il compito dell’MDM è quello di gestire e monitorare lo stato dei dispositivi, sia dal punto di vista delle funzionalità che della sicurezza e conformità. In caso di anomalie, l’MDM rileva lo stato dei device e genera delle segnalazioni utili per il reparto IT, che può attivare a sua volta l’intervento operativo dei fornitori esterni.
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