Flotta device e chiusure estive: come proteggere i dispositivi aziendali durante le ferie
Con la chiusura estiva, la flotta device entra in una fase ad alto rischio: supervisione IT ridotta, dispositivi lasciati incustoditi, dipendenti in smart working su reti non protette. Guasti, attacchi informatici e perdite di dati non si fermano per ferie. Questa guida raccoglie le azioni concrete da completare prima della pausa e al rientro, per garantire la continuità operativa a settembre.
Perché le chiusure estive sono un rischio per la flotta mobile
Anche per le aziende, l’estate è un periodo in cui task e routine possono essere temporaneamente accantonate, in vista della nuova stagione. Le attività si fermano (o rallentano), gli uffici si svuotano, e i dispositivi mobili restano sospesi tra attività e inattività.
Tablet, smartphone, laptop e notebook, palmari, scanner e dispositivi wearable rimangono di solito in sede oppure vengono portati a casa per il lavoro da remoto. Questa situazione fa sì che siano soggetti a un minore controllo rispetto al solito, motivo per cui la pausa estiva in azienda li espone a svariati rischi.
- Attacchi alla sicurezza: nei periodi di chiusura o minore attività in azienda, i dispositivi sono esposti a un maggiore rischio di attacchi informatici. Questo avviene per svariate ragioni: la supervisione da parte del reparto IT è minore, ci possono essere ritardi negli aggiornamenti di sicurezza, mentre i dispositivi portati in viaggio dai dipendenti – per il lavoro da remoto – possono collegarsi a wifi non protetti o subire furti o smarrimenti, diventando un potenziale punto d’accesso ai dati sensibili.
- Guasti e malfunzionamenti: anche quando un dispositivo rimane inattivo, alcune situazioni particolari possono causare malfunzionamenti o danni, con potenziali blocchi o ritardi operativi al rientro. L’esposizione a temperature elevate o luce del sole diretta aumenta il rischio di surriscaldamento, che a sua volta può danneggiare componenti elettronici o batterie. Queste ultime, se lasciate scariche per settimane, potrebbero mostrare peggioramenti alle proprie performance, mentre sbalzi di tensione (come quelli dovuti ai fulmini estivi) sono un pericolo per i dispositivi collegati alla rete elettrica. I piccoli problemi non risolti prima della chiusura, inoltre, potrebbero peggiorare.
- Perdita di dati: che il problema sia un attacco alla sicurezza o un guasto, un dispositivo non funzionante può causare la perdita di informazioni o dati preziosi per le aziende, soprattutto quando non vengono effettuati regolari backup o se i sistemi di archiviazione non sono correttamente sincronizzati.
L’esposizione a questi rischi rende quindi importante adottare sistemi di tutela dei dispositivi aziendali, anche durante la chiusura estiva, in modo da mantenere il controllo sui device durante le ferie e garantire la continuità operativa quando l’attività riprende.
Prima della pausa: inventario, backup e aggiornamenti
In vista della chiusura estiva, preparare i device al periodo di inattività o di lavoro fuori sede è importante per tutelarli al meglio. Il primo passo da fare è procedere con un inventario completo, ossia una mappatura di tutti i dispositivi presenti in azienda.
Questo elenco dovrà contenere tutte le informazioni utili per riconoscere tutti i device, sapere a quali reparti e dipendenti sono affidati e individuare rapidamente eventuali anomalie o mancanze.
- Tipologia, marca e modello del dispositivo
- Numero di serie ed eventuale codice IMEI
- Data d’acquisto e garanzia
- Sede di riferimento
- Reparto o dipendente a cui è assegnato
- Eventuale utilizzo da remoto
- Condizione operativa attuale
- Eventuale storico delle riparazioni
Altrettanto importante per proteggere i dati sensibili e garantire la continuità operativa, è effettuare un backup prima della chiusura, per fare in modo che tutti i dati siano copiati correttamente in un sistema di archiviazione sicuro. In azienda questo aspetto viene solitamente affidato al reparto IT o a provider esterni, solitamente attraverso procedure automatizzate.
Prima delle ferie, è comunque importante verificare che la procedura includa tutti i dispositivi contenenti dati aziendali, che i dati siano correttamente sincronizzati sul cloud o sui sistemi interni, che lo spazio di archiviazione sia sufficiente e che non ci siano dati salvati localmente che sfuggono al backup.
Un altro punto da non dimenticare è l’importanza degli update. Prima della chiusura, è bene verificare che i sistemi operativi siano aggiornati, così come le patch di sicurezza, le applicazioni, le VPN e gli antivirus. A gestire il tutto può essere un MDM (Mobile Device Management), ma esistono provider specializzati che si occupano di gestire in autonomia aggiornamenti, patch e monitoraggio della sicurezza.
Dispositivi inattivi: sicurezza, batterie e accessi
Chiudere un dispositivo in un cassetto in vista delle ferie estive non basta a proteggerlo da alcuni rischi, tra cui attacchi informatici, accessi non sicuri o guasti alle batterie.
Prima della chiusura, assicurati che ogni device rispetti elevati standard di sicurezza, attraverso patch e antivirus aggiornati, sistemi di cifratura, password sicure e autenticazione a due fattori.
Anche gli accessi devono essere controllati: il reparto IT dovrebbe procedere con la verifica degli account autorizzati e assicurarsi che solo gli utenti autorizzati utilizzino piattaforme o sistemi aziendali. Tutti questi accorgimenti sono utili anche in caso di furto o smarrimento, poiché riducono il rischio di accesso illecito a dati sensibili.
Non va inoltre trascurata la protezione della batteria. Lasciare un dispositivo inattivo per molto tempo – talvolta oltre le 2 settimane – potrebbe comportare in alcun casi un leggero deterioramento, soprattutto se la batteria è scarica, se il device presenta già dei problemi o si trova in condizioni non ottimali, come temperature elevate o situazioni a rischio di surriscaldamento. Per evitare cali nelle prestazioni o malfunzionamenti, è importante conservare i dispositivi in condizioni adeguate, protetti dalla luce diretta, scollegati dalle prese dell’alimentazione e possibilmente con la batteria carica.
In caso di problemi riscontrati prima delle ferie, è bene procedere con interventi di manutenzione o riparazione preventivi.
MDM e gestione da remoto durante la chiusura
In vista della chiusura estiva, tutti questi rischi fanno sì che un controllo centralizzato dei dispositivi sia ancora più importante. A questo servono i sistemi MDM (Mobile Device Management), una soluzione di gestione remota che permette di monitorare i dispositivi aziendali o quelli privati, se utilizzati per il lavoro (nei sistemi BYOD, Bring Your Own Device). Il monitoraggio avviene tramite un pannello di controllo, mentre un amministratore IT può controllare lo stato dei dispositivi e si assicura che le policies vengano rispettate.
L’uso di MDM durante la pausa estiva permette, anche a distanza, di monitorare lo stato dei dispositivi e degli aggiornamenti disponibili, gestire le configurazioni e gli accessi, verificare la conformità dei dispositivi ai requisiti di sicurezza. In caso di furto o smarrimento, inoltre, permette di agire rapidamente bloccando il dispositivo e cancellando i dati aziendali.
Questo livello di controllo è possibile solo se i dispositivi sono stati precedentemente registrati e associati alla piattaforma MDM, se sono accesi e in grado di comunicare con il sistema.
Ripartenza a settembre: checklist di riattivazione
Quando le ferie finiscono e arriva il momento di tornare in ufficio, è fondamentale che i dispositivi inattivi o utilizzati da remoto, riprendano la loro attività senza intoppi. Basta un piccolo malfunzionamento, un problema alla batteria o un attacco alla sicurezza per compromettere il flusso operativo.
Per evitare tutto questo, non basta rientrare a settembre e riaccendere i dispositivi, ma è necessario mettere in atto alcuni accorgimenti.
- Verifica gli ambienti: prima ancora di controllare i device e il loro funzionamento, fai un check degli ambienti, alla ricerca di eventuali problemi elettrici, temperature elevate o guasti agli alimentatori.
- Controlla l’inventario e segnala eventuali anomalie: verifica che tutti i dispositivi presenti prima della chiusura si trovino in sede o nei corretti luoghi di assegnazione, secondo quanto riportato nell’inventario. Segnala eventuali mancanze.
- Verifica il buon funzionamento della flotta: controlla che tutti i dispositivi si accendano e che tutto (connessione alla rete, batteria, periferiche, etc.) funzioni correttamente. Segnalare subito questi problemi permette di risolverli in tempo, in modo da ridurre i downtime operativi.
- Aggiorna applicazioni, software e patch di sicurezza: durante il periodo di assenza estiva i dispositivi potrebbero non essersi aggiornati correttamente. Verifica l’eventuale presenza di update e procedi con l’installazione. Assicurati che i sistemi di sicurezza antivirus o antimalware siano configurati e non segnalino anomalie.
- Effettua un controllo degli accessi: verifica che gli accessi e le autorizzazioni siano aggiornate e veritiere. Rimuovi gli utenti inattivi e verifica che durante la chiusura non ci siano stati accessi non autorizzati.
- Verifica la sincronizzazione: per evitare una perdita di dati al rientro, è utile procedere con la sincronizzazione dei dati, controllando che i dispositivi siano collegati ai servizi cloud.
Contratto di protezione vs gestione interna nei periodi di ferie
Di fronte alla necessità di far fronte a svariati processi – soprattutto in periodi di ridotta operatività – molte aziende devono scegliere se affidarsi a una gestione interna o a un contratto di protezione esterno.
La gestione interna offre controllo diretto, personalizzazione e integrazione immediata con i sistemi esistenti. È una scelta percorribile quando il team IT è strutturato e dimensionato per farlo: flotte piccole con un reparto dedicato possono gestire autonomamente anche le chiusure, purché le procedure siano documentate. La criticità emerge quando la flotta cresce o quando i picchi operativi non lasciano spazio alla gestione proattiva dei device.
Un provider esterno può fornire servizi di consulenza mirati e – tenendo conto delle esigenze dell’azienda – monitorare la flotta, supportare la gestione del sistema MDM, monitorare lo stato dei dispositivi e offrire un servizio di supporto tecnico, tra cui interventi di riparazione e sostituzione in caso di problemi. Il tutto viene regolato da un contratto che chiarisce i livelli di servizio (SLA), ossia le tempistiche di risposta, intervento e risoluzione.
Covercare supporta le aziende che scelgono di esternalizzare la gestione della flotta: dalla fornitura e configurazione dei device all’implementazione MDM, dal monitoraggio continuativo agli interventi di riparazione o sostituzione. I livelli di servizio vengono definiti contrattualmente (SLA), così il team IT interno può concentrarsi su altro, anche durante la chiusura estiva.
Flotta device durante le ferie: FAQ
Conviene spegnere del tutto i dispositivi aziendali?
Dipende dal dispositivo e dall’utilizzo durante la chiusura. Per i device che devono rimanere inutilizzati durante le ferie è raccomandato lo spegnimento, nonché la conservazione in un luogo asciutto, fresco, lontano da fonti di luce diretta e scollegato dall’alimentazione. Se invece i dispositivi prevedono un accesso da remoto, operazioni di monitoraggio, aggiornamento o altre attività programmate, è importante che rimangano accesi, in condizioni ambientali e di sicurezza adeguate.
Come gestisco un device smarrito durante la chiusura?
Se un dispositivo aziendale viene rubato o smarrito durante la chiusura, la prima cosa da fare è comunicarlo al reparto IT o ai responsabili. Grazie ai sistemi MDM è possibile tentare una localizzazione (se disponibile), o attuare misure di sicurezza come il blocco da remoto o la cancellazione di dati aziendali. In seguito è importante procedere con la denuncia alle autorità.
Un contratto di protezione copre anche i periodi di inattività?
Dipende dai termini del contratto. Molti provider esterni assicurano il servizio anche durante i periodi di inattività dell’azienda, ma è importante consultare le clausole e confrontarle con le tue esigenze, in modo da scegliere il fornitore adatto a te.
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